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Gründerleitfaden für Kleingewerbetreibende
Was ist ein Kleingewerbe? Wie erfolgt die Gewerbeanmeldung? Infos zu Rechtsform & Steuerpflichten!

Steuerpflichten: Buchführung und Steuern

Die im Einkommensteuergesetz und in der Abgabenordnung geregelten Buchführungs- und Steuervorschriften müssen auch von Kleingewerbetreibenden beachtet werden. In der Praxis halten sich die Steuerpflichten zum Glück in Grenzen:

Bitte beachten Sie: Verallgemeinerbare Angaben über die konkrete prozentuale Steuerbelastung von Kleingewerbetreibenden sind nicht möglich. Die genaue Höhe der Einkommensteuer ist von vielen Faktoren abhängig, unter anderem von Familienstand, Anzahl der Kinder und vor allem von anderen Einkünften des Steuerpflichtigen und / oder seines Ehe- oder Lebenspartners!

Die Grundlage für die anfängliche steuerliche Einstufung bildet ein Fragebogen, den Sie vom Finanzamt zugeschickt bekommen.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Das Finanzamt am Ort der Betriebsstätte wird vom Ordnungs- und Gewerbeamt über Ihre Gewerbeanmeldung informiert. Daraufhin erhalten Sie den achtseitigen „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“, den Sie ausgefüllt und unterschrieben ans Finanzamt zurückschicken.

Praxistipp: Im Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung finden Sie eine elektronische Version des Fragebogens. Per Mausklick auf die Schaltfläche „Ausfüllhilfe“ öffnen Sie eine ausführliche (und sogar recht gut verständliche) amtliche Hilfestellung:

fragebogen

Keine Sorge: Um eine Geheimwissenschaft handelt es sich bei dem Formular nicht. Trotzdem machen Sie die erforderlichen Angaben am besten zusammen mit Ihrem Steuerberater. Hier die wichtigsten Bereiche im Überblick:

Nicht vergessen: Bevor Sie den ausgefüllten Fragebogen ans Finanzamt zurückschicken, tragen Sie auf Seite 8 des Formulars Ort und Datum ein und unterschreiben daneben.

Bitte beachten Sie: Die Angaben auf dem Erfassungsbogen und die daraufhin festgesetzten Steuervorauszahlungen sind nicht in Stein gemeißelt. Falls sich im Laufe des Jahres wichtige Änderungen an Ihren Einkommensverhältnissen oder sonstigen Lebensumständen ergeben, können Sie formlos Anpassungen beantragen. Darüber hinaus passt das Finanzamt die Steuervorauszahlungen der Folgejahre automatisch auf Grundlage Ihrer Steuererklärungen an.

Gewinnermittlung und Einkommensteuer

Die komplizierten HGB-Buchführungsvorschriften gelten für Kleingewerbetreibende nicht. Auch die berühmten „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB ) müssen sie nicht beachten: Sie erstellen keine Bilanz, die Pflicht zur Bewertung des Anlage- und Umlaufvermögens entfällt und bei der Umsatz- und Gewinnermittlung kommt es nicht auf den Zeitpunkt der Rechnungsstellung an. Entscheidend ist vielmehr, wann das Geld tatsächlich auf dem Konto landet. Solange …

… liegen, gelten gemäß § 141 Abgabenordnung vereinfachte Buchführungs- und Steuervorschriften. Insbesondere darf laut § 4 Abs. 3 EStG als Gewinn der „Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben“ angesetzt werden. Die vereinfachte Gewinnermittlung nennt sich daher auch Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).

Terminsache: Kein Mut zur Lücke!

Die Ergebnisse der Gewinnermittlung und die dazugehörigen Jahressteuererklärungen sind spätestens fünf Monate nach Ende des betreffenden Jahres fällig. Das ist in § 149 Abgabenordnung so vorgeschrieben. Ihre Einkommen- und Umsatzsteuererklärungen müssen Sie demnach unaufgefordert bis zum 31. Mai des Folgejahres abgeben. Die meisten Finanzämter gewähren einen Aufschub bis zum 30. September. Dafür genügt normalerweise ein formloser Antrag. Wenn Sie einen Steuerberater einschalten, dürfen Sie sich sogar bis 31. Dezember Zeit lassen.

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Das EÜR-Prinzip ist eigentlich ganz einfach: Am Jahresende addieren Sie sämtliche Einnahmen und ziehen davon die Summe aller Ausgaben ab. Falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind, werden auch die Umsatzsteueranteile der einzelnen Zahlungsvorgänge als Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt. Sind die Einnahmen unterm Strich höher als die Ausgaben, ergibt sich ein einkommensteuerpflichtiger „Gewinn aus Gewerbebetrieb“. Anderenfalls liegt ein Verlust vor.

Bitte beachten Sie: Solange die Betriebseinnahmen (nicht: Gewinn!) unter der Grenze von 17.500 Euro liegen, darf der Gewinn formlos ermittelt werden. Wie eine formlose Gewinnermittlung aussieht, können Sie in unserem Kleinunternehmer-Leitfaden nachlesen.

Alle anderen Kleingewerbetreibenden erledigen die Gewinnermittlung mithilfe der amtlichen „Anlage EÜR“. In diesem speziellen Steuerformular ist eine genaue sachliche Gliederung der Einnahmen und Ausgaben festgelegt. Die jüngste Version der Anlage EÜR (für das Steuerjahr 2014) und die dazugehörige Ausfüllanleitung stehen auf der Werbsite des Bundesfinanzministeriums zu Ansichtszwecken zum Download bereit:

Anlage EÜR

Wichtig: Die seit einigen Jahren vorgegebene EÜR-Systematik erleichtert dem Fiskus die Prüfung kleiner Gewerbebetriebe. Falls die automatische Plausibilitätsprüfung Abweichungen vom Branchenschnitt oder andere Auffälligkeiten zutage fördert, wächst die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung.

Lektüretipp: Weitere Informationen zur Gewinnermittlung über die "Anlage EÜR" finden Sie auf unserer Partnerseite Buchführung.de.

EÜR mit ElsterFormular

Die Anlage EÜR muss auf elektronischem Weg ans Finanzamt übermittelt werden. Alle kommerziellen Buchführungs- und Steuerprogramme stellen inzwischen die dafür erforderliche „Elster“-Schnittstelle zur Verfügung. Falls Sie noch keine Software verwenden, können Sie Ihre Daten über das „ElsterOnline“-Portal übertragen oder die kostenlose amtliche Steuersoftware „ElsterFormular“ nutzen. Nach Download, Installation und erstem Programmstart klicken Sie auf „Unternehmer“ – „Einnahmenüberschussrechnung“ und dann auf die Schaltfläche „neu erstellen“ neben dem gewünschten Jahr:

Elfo

Hier machen Sie die folgenden Angaben:

Sobald Sie alle Formulare ausgefüllt haben, starten Sie per Mausklick auf den Menüpunkt „Datenübermittlung“ - „Steuererklärung an das Finanzamt übermitteln“ die elektronische Datenübertragung. Bei Bedarf können Sie zuvor einen Testversand vornehmen: Dafür dient der Menüpunkt „Datenübermittlung“ – „Test der nicht authentifizierten Datenübermittlung an das Finanzamt“:

Elfo-EÜR3

Bitte beachten Sie: Um Missbrauch durch Unbefugte zu verhindern, muss inzwischen jede Steuerdaten-Übermittlung ans Finanzamt elektronisch signiert werden. Das können Sie zum Beispiel mit dem kostenlosen ElsterBasis-Zertifikat erledigen. Informationen zur elektronischen Steuer-Signatur bekommen Sie im Registrierungs-Bereich des ElsterOnline-Portals.

Zur Erinnerung: Bei der formlosen Gewinnermittlung (jährliche Einnahmen unter 17.500 Euro) ist die elektronische Datenübermittlung der EÜR technisch nicht möglich. Ihre formlose EÜR dürfen Sie daher per Post ans Finanzamt schicken. Die übrigen Teile ihrer Einkommensteuererklärung müssen aber auch Kleingewerbetreibende mit noch so geringen Umsätzen elektronisch ans Finanzamt übertragen! Falls Ihnen das Probleme bereitet, können Sie auch für die Einkommensteuererklärung einen formlosen „Antrag zur Vermeidung unbilliger Härten“ stellen. Die Härtefallklausel finden Sie in § 150 Abs. 8 der Abgabenordnung.

Zusätzlich zur Anlage EÜR tragen Sie die Höhe Ihres Gewinns oder Verlusts im Rahmen Ihrer privaten Einkommensteuererklärung in die „Anlage G“ (= Einkünfte aus Gewerbebetrieb) ein. Sie finden diesen Vordruck zu Ansichtszwecken in elektronischer Form im Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung.

Einkommensteuererklärung mit ElsterFormular

Grundsätzlich darf die private Einkommensteuererklärung zwar noch auf Papier ans Finanzamt geschickt werden. Wer jedoch Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb oder andere „Gewinneinkünfte“ erzielt, muss auch seine Einkommensteuererklärung auf elektronischem Weg übermitteln! Welche Software Sie dafür verwenden bleibt Ihnen überlassen. Falls Sie für die Anlage EÜR, Umsatzsteuer oder sonstige steuerliche Zwecke ohnehin schon die amtliche Steuer-Software „ElsterFormular“ oder das Webportal „ElsterOnline“ nutzen, können Sie damit auch gleich Ihre private Einkommensteuererklärung elektronisch übermitteln.

In „ElsterFormular“ legen Sie Ihre Einkommensteuererklärung über „Datei“ – „Neu“ im Bereich „Privatperson“ – „Einkommensteuererklärung“ per Mausklick auf die Schaltfläche „neu erstellen“ an:

Elfo-AnlageG-1

Daraufhin wird zunächst der „Hauptvordruck“ (= Mantelbogen) angezeigt. Die elektronischen Formulare stimmen durchgängig mit der Systematik der Papierformulare überein. Am unteren linken Seitenrand finden Sie den Bereich „weitere Vordrucke“, über den Sie dann unter anderem die „Anlage G“ (für Einkünfte aus „G“ewerbebetrieb) aufrufen können:

Elfo-AnlageG-2

 

In der „Anlage G“ ist es meistens mit einigen wenigen Angaben getan. Oft genügen bereits Name und Art des Gewerbebetriebs sowie Gewinn gemäß EÜR:

Elfo-AnlageG-3

 

Nachdem Sie die „Anlage G“, den „Mantelbogen“ und alle anderen Vordrucke und Anlagen Ihrer Einkommensteuererklärung ausgefüllt haben, starten Sie die elektronische Datenübertragung per Mausklick auf den Menüpunkt „Datenübermittlung“ - „Steuererklärung an das Finanzamt übermitteln“. Bei Bedarf können Sie zuvor einen Testversand vornehmen: Dafür dient der Menüpunkt „Datenübermittlung“ – „Test der nicht authentifizierten Datenübermittlung an das Finanzamt“.

Gewerbesteuer

Die guten Nachrichten vorweg: Für die meisten Kleingewerbe ist die Gewerbesteuer kein Thema. und wenn doch, ist die tatsächliche Steuerbelastung in der Regel wesentlich geringer als oft befürchtet wird. Zudem ist die Gewerbesteuer-Berechnung seit der Unternehmenssteuerreform im Jahr 2008 deutlich einfacher geworden.

Vom Gewinn zum Gewerbeertrag

Besteuert wird der Gewerbeertrag. Für Einzelunternehmer und Personengesellschaften gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro. Der Rechenweg sieht folgendermaßen aus:

Eine echte finanzielle Belastung bedeutet die Gewerbesteuer daher nur für Gewerbebetriebe, an deren Standort ein Gewerbesteuer-Hebesatz von über 380 % gilt. Das macht folgendes Rechenexempel deutlich:

Exemplarische Gewerbesteuer-Ermittlung

Gewinn laut EÜR: 30.000,00 Euro
+ Hinzurechnungen:
--- Summe der Finanzierungsentgelte 5.800,00 Euro
--- Hinzurechnung Finanzierungsentgelte (< 100.000 Euro) 0,00 Euro
./. Kürzungen: 0,00 Euro
./. Gewerbesteuer-Freibetrag 24.500,00 Euro
= Gewerbeertrag 5.500,00 Euro
x Steuermesszahl 3,5 %
= Gewerbesteuer-Messbetrag 192,50 Euro
x Gewerbesteuer-Hebesatz Gemeinde A 350 %
= Gewerbesteuer in Gemeinde A 673,75 Euro
davon anrechenbar auf Einkommensteuer
(Hebesatz < 380 %)
673,75 Euro
= echte Gewerbesteuerbelastung A: 0,00 Euro
x Gewerbesteuer-Hebesatz Gemeinde B 480 %
= Gewerbesteuer in Gemeinde B 924,00 Euro
davon anrechenbar auf Einkommensteuer
(924 / 480 x 380)
731,50 Euro
= echte Gewerbesteuerbelastung B: 192,50 Euro

Bitte beachten Sie: Auch wenn Ihr Gewerbeertrag weit unter der 24.500-Euro-Grenze liegt, sind Sie zur Abgabe einer Gewerbesteuererklärung verpflichtet. Stichtag ist wie bei der Einkommen- und Umsatzsteuer der 31. Mai des Folgejahres. Auch diese Gewerbesteuererklärung muss auf elektronischem Weg und in signierter Form ans Finanzamt übermittelt werden.

Gewerbesteuererklärung mit ElsterFormular

Falls Sie noch kein kommerzielles Buchführungsprogramm verwenden oder einen Steuerberater mit der Übermittlung Ihrer Steuererklärungen beauftragt haben, können Sie die Gewerbesteuererklärung mit der kostenlosen Finanzamts-Software „ElsterFormular“ erledigen. Nach dem Programmstart klicken Sie auf „Unternehmer“ – „Gewerbesteuererklärung“ und wählen das gewünschte Jahr:

Elfo-GewSt1

Die erforderlichen Angaben:

Per Mausklick auf den Menüpunkt „Datenübermittlung“ - „Steuererklärung an das Finanzamt übermitteln“ starten Sie anschließend die elektronische Datenübertragung. Bei Bedarf können Sie zuvor einen Testversand vornehmen: Dazu dient der Menüpunkt „Datenübermittlung“ – „Test der nicht authentifizierten Datenübermittlung an das Finanzamt“.

 

Elfo-GewSt2

 

Bitte beachten Sie: Wird anhand des steuerlichen Erfassungsbogens oder anhand der ersten Steuererklärung festgestellt, dass Gewerbesteuerpflicht beseht, werden Sie über Gewerbesteuervorauszahlungen informiert. Die Vorauszahlungen sind dann jeweils am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November fällig.

Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer)

Vorweg: „Umsatzsteuer“ und „Mehrwertsteuer“ sind unterschiedliche Bezeichnungen für ein und dieselbe Steuer. Weil sich die einschlägigen Regelungen im Umsatzsteuergesetz finden, lautet die offizielle Bezeichnung „Umsatzsteuer“. Falls auf Rechnungen oder in anderen Dokumenten von Mehrwertsteuer die Rede ist (etwa bei Angaben zum Steuersatz wie „19 % MwSt.“) ist das aber kein Problem.

Kleingewerbe als umsatzsteuerliche Kleinunternehmer

Am einfachsten gestaltet sich das Kapitel Umsatzsteuer für Kleingewerbetreibende, die gleichzeitig Kleinunternehmer sind. Auf die Kleinunternehmer-Regelung des § 19 UStG können Sie sich berufen, solange Ihr Umsatz …

Wichtig: Das hervorgehobene „und“ bedeutet, dass beide Bedingungen erfüllt sein müssen. Und: Bei den genannten Grenzwerten handelt es sich um den Umsatz (= steuerpflichtige Betriebseinnahmen) und nicht etwa um den Gewinn (= Einnahmen minus Ausgaben).

Für das Gründungsjahr gelten folgende Regelungen:

Alle weiteren Informationen zu den Besonderheiten des Kleinunternehmer-Status finden Sie in unserem Kleinunternehmer-Leitfaden.

Kleingewerbe und Umsatzsteuer-Regelbesteuerung

Kleingewerbetreibende, die die Kriterien des Kleinunternehmer-Status nicht (mehr) erfüllen oder freiwillig darauf verzichten, unterliegen der Umsatzsteuer-Regelbesteuerung. Eine direkte finanzielle Belastung entsteht dadurch normalerweise zwar nicht. Der bürokratische Aufwand ist jedoch beträchtlich.

Getragen wird die auf die meisten Waren und Dienstleistungen fällige Umsatzsteuer letztlich von den Verbrauchern. Für Gewerbebetriebe handelt es sich um einen durchlaufenden Posten. Hier die wichtigsten Punkte des Besteuerungsverfahrens im Überblick:

Bleibt noch die Frage nach dem richtigen Umsatzsteuersatz: Je nachdem, um welche Produkte oder Dienstleistungen es sich handelt, gilt …

Bitte beachten Sie: Bei der Wahl des richtigen Umsatzsteuersatzes sollten sich unbedingt von einem Steuerberater unterstützen lassen oder direkt beim Finanzamt oder Ihrem Berufs- oder Branchenverband nachfragen! Fehler bei der Wahl des Steuersatzes gehen auch dann zu Ihren Lasten, wenn Sie einfach durchgängig den höheren Steuersatz wählen: Zwar nimmt das Finanzamt die Zusatzeinnahme gern von Ihnen an. Aufseiten des Rechnungsempfängers erkennt der Fiskus jedoch nur den (niedrigeren) Betrag auf Grundlage des ermäßigten Steuersatzes an: Ärger mit Kunden ist in solchen Fällen vorprogrammiert.

Sollversteuerung oder Istversteuerung?

Bitte beachten Sie: Grundsätzlich „entsteht“ die Umsatzsteuer bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Lieferung oder Dienstleistung erbracht worden ist. Die Berechnung „nach vereinbarten Entgelten“ (sogenannte Sollversteuerung) ist in § 16 Abs. 1 UStG festgelegt. Mit anderen Worten: Das Finanzamt verlangt von Unternehmen die Umsatzsteuer bereits auf Leistungen, für die der Kunde noch gar nicht gezahlt hat!

Selbstständige und kleine Gewerbebetriebe würden durch das Prinzip der Sollversteuerung regelmäßig an den Rand der Zahlungsunfähigkeit gebracht. Deshalb begnügt sich das Finanzamt gemäß § 20 UStG unter folgenden Bedingungen mit der Berechnung „nach vereinnahmten Entgelten“ (= „Istversteuerung“):

  • Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 500.000 Euro,

  • keine kaufmännische Buchführungspflicht (z. B. durch Handelsregistereintrag).

Zum Glück treffen diese Kriterien auf die allermeisten Kleingewerbe-Betriebe zu: Die Umsatzsteuer ist dann erst am Ende des Voranmeldezeitraums fällig, in dem der Kunde gezahlt hat. Übrigens: Freiberufler und ähnliche Selbstständige dürfen selbst dann die Istversteuerung zugrundelegen, wenn ihr Umsatz in die Millionen geht.

Umsatzsteuervoranmeldung mit ElsterFormular

Wie gesagt: In den ersten beiden Jahren ihrer Geschäftstätigkeit sind Kleingewerbetreibende verpflichtet, einmal pro Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und auf elektronischem Weg ans Finanzamt übermitteln. Um Missbrauch durch Unbefugte zu verhindern, müssen auch Umsatzsteuervoranmeldungen elektronisch signiert werden. Als Steuersignatur können Sie zum Beispiel das kostenlose ElsterBasis-Zertifikat nutzen. Informationen zur elektronischen Steuer-Signatur bekommen Sie im Registrierungs-Bereich des ElsterOnline-Portals.

Die eigentliche Datenübermittlung erledigen Sie wieder über die „Elster“-Schnittstelle Ihrer Buchführungs- oder Steuersoftware. Falls Sie keine kommerzielle Software verwenden, können Sie Ihre Daten über das „ElsterOnline“-Portal übertragen oder die kostenlose amtliche Steuersoftware „ElsterFormular“ nutzen. Mit „ElsterFormular“ geht eine Umsatzsteuervoranmeldung zum Beispiel so vor sich:

Sie klicken auf „Datei“ – „Neu“ – „Unternehmer“ – „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ und die Schaltfläche „neu erstellen“ neben dem aktuellen Jahr:

In unserem Beispiel muss Stefan Schrauber 545,75 Euro ans Finanzamt überweisen.

Umsatzsteuererklärung mit ElsterFormular

Zusätzlich zu den laufenden Umsatzsteuervoranmeldungen ist einmal im Jahr (in der Regel bis zum 31. Mai des Folgejahres) eine Jahres-Umsatzsteuererklärung fällig. Mit „ElsterFormular“ geht eine Umsatzsteuererklärung zum Beispiel so vor sich:

Per Mausklick auf den Menüpunkt „Datenübermittlung“ - „Steuererklärung an das Finanzamt übermitteln“ starten Sie anschließend die elektronische Datenübertragung. Bei Bedarf können Sie zuvor einen Testversand vornehmen: Dazu dient der Menüpunkt „Datenübermittlung“ – „Test der nicht authentifizierten Datenübermittlung an das Finanzamt“:

Elfo-UStErklärung-4

 

Zusammenfassung: Steuerdaten-Übermittlungen im Kleingewerbe

Mittlerweile müssen auch Kleingewerbetreibende alle Steuer(vor)anmeldungen und Steuererklärungen auf elektronischem Weg und in authentifizierter Form (= elektronisch signiert) ans Finanzamt übermitteln. Für die Datenübermittlungen können Sie wahlweise das ElsterOnline-Webportal (außer Gewerbesteuererklärung) oder die ElsterFormular-Software nutzen. Kommerzielle Buchführungs- und Steuerprogramme verfügen ebenfalls über eine eingebaute Elster-Schnittstelle, mit der die betreffenden Datenübermittlungen möglich sind.

Hier der Überblick über die wichtigsten Steuererklärungen und (Vor-)Anmeldungen sowie die dazugehörigen Steuerdaten-Übermittlungswege:

ueberblick

Seltene Betriebsprüfungen

So misstrauisch der Fiskus normalerweise ist – bei Selbstständigen und Unternehmern verlassen sich die Finanzbehörden grundsätzlich auf die Selbstauskunft in Form von Steuererklärungen. Belege brauchen Sie normalerweise nicht einzureichen: Steuerlich relevante Unterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden, damit sie bei einer möglichen Steuerprüfung mit Ihren Steuererklärungen abgeglichen werden können.

Die gute Nachricht: Ein Kleingewerbe muss im statistischen Mittel nur alle 30 Jahre mit einer Betriebsprüfung rechnen. Bei „Kleinstbetrieben“ (Anhaltspunkt: Umsatz bis 160.000 Euro und Gewinn bis 34.000 Euro) steht ein Prüfer im Schnitt sogar nur alle 100 Jahre (!) auf der Matte. Viele Kleinstbetriebe werden also überhaupt nicht geprüft! Andererseits kann es Ihnen aber auch passieren, dass Sie kurz hintereinander im Abstand weniger Jahre Besuch vom Finanzamt bekommen.

Trotzdem oder gerade deshalb lassen Sie sich bei der Gewinnermittlung und Ihren übrigen Steuerpflichten am besten von einem Steuerberater unterstützen: Mithilfe elektronischer Plausibilitätsprüfungen fallen dem Finanzamt Fehler, Versäumnisse und Ungereimtheiten von Kleingewerbetreibenden heutzutage wesentlich schneller auf als früher – auch und gerade dann, wenn der Steuerpflichtige sich keiner Schuld bewusst ist. Folge sind dann vermeidbare Steuerprüfungen mit ungewissem Ausgang.

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