Rechnungsstellung
Viele Kleingewerbetreibende sind unsicher, welche Angaben sie auf ihre Ausgangsrechnungen schreiben müssen – und welche Angaben umgekehrt auf Eingangsrechnungen enthalten sein müssen.
Hintergrund: Gefährdeter Vorsteuerabzug
Dreh- und Angelpunkt der Rechnungsvorschriften ist die Umsatzsteuer – genauer: Die Anerkennung der Vorsteuer durch das Finanzamt. Mit anderen Worten: Wenn Sie eine unvollständige oder formal fehlerhafte Rechnung ausstellen und an einen Kunden schicken, ist dessen Vorsteuerabzug gefährdet. Umgekehrt gilt das für Sie selbst ebenfalls: Wenn Sie von einem Lieferanten oder Dienstleister eine fehlerhafte Rechnung bekommen, dürfen Sie den darin enthaltenen Umsatzsteueranteil bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung nicht als Vorsteuer geltend machen. Tun Sie das doch, müssen Sie bei einer späteren Steuerprüfung mit Vorsteuer-Kürzungen und Steuernachzahlungen rechnen.Richtige Rechnungen schreiben
Um auf der sicheren Seite zu sein, halten Sie sich daher am besten an die umfangreiche Aufzählung der Rechnungs-Pflichtbestandteile, die in § 14 UStG zu finden ist:
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Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (= Leistungsempfänger),
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Name und Anschrift des Rechnungsausstellers (= leistendes Unternehmen),
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Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum),
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eine einmalig vergebene Rechnungsnummer sowie
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Menge oder Umfang sowie Art (= Bezeichnung) der gelieferten Waren und Dienstleistungen,
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Netto-Beträge der Lieferungen und Leistungen
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die Steuersätze und Steuerbeträge,
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monatsgenaues Liefer- oder Leistungsdatum (kann durch den Hinweis ersetzt werden, dass das Liefer- / Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt),
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Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers.
Übrigens: So pingelig der Fiskus in Bezug auf die Rechnungsinhalte ist: Welche Bezeichnung ein Rechnungsdokument trägt, spielt keine Rolle. Als Rechnung gilt laut § 14 Abs. 1 UStG „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“
Selbstverständlich schadet auch nicht, wenn Sie Ihre Rechnungen auch so nennen.
Lektüretipp: Ausführliche Informationen zu den Rechnungspflichtangaben finden Sie im Leitfaden zur steuerlichen Behandlung von Ein- und Ausgangsrechnungen (Rechnungen.de).
Rechnungsmuster
Ein ordentliches Rechnungsdokument sieht zum Beispiel so aus (Nummerierung entspricht der Aufzählungspunkten):
Tipp: Für Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gelten vereinfachte Rechnungs-Formvorschriften. Eine Aufzählung der erforderlichen Rechnungsbestandteile und ein Muster finden Sie im Rechnungskapitel unseres Kleinunternehmer-Leitfadens.
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